Privacyverklaring

 PRIVACYVERKLARING 

1. ALGEMEEN 

Digitopia zal uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de vigerende privacywetgeving waaronder begrepen de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (hierna “AVG”) en de Wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens. 

In deze privacyverklaring (hierna “Privacyverklaring”) beschrijven wij: 

– voor welke doeleinden wij uw persoonsgegevens verwerken; en 

– met wie wij uw persoonsgegevens delen; en 

– hoe wij uw persoonsgegevens beschermen. 

Alle gegevens die rechtstreeks gerelateerd zijn aan uw persoon of alle informatie die toelaat u te identificeren, zoals bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer, e-mailadres, locatie, etc. worden als persoonsgegevens beschouwd. 

Gelieve deze Privacyverklaring grondig te willen nalezen zodat u op de hoogte bent over hoe wij uw persoonsgegevens verwerkt. 

 

2. WIE IS VERANTWOORDELIJK VOOR HET VERWERKEN VAN UW PERSOONSGEGEVENS? 

Deze Privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van uw persoonsgegevens door of namens: 

Digitopia NV, met zetel te Gouwberg 41, 2970 Schilde, geregistreerd in het rechtspersonenregister (Antwerpen, afdeling Antwerpen) onder het nummer 0884.473.219 (hierna “Digitopia”, “wij”, “ons” of afgeleiden). 

Digitopia is verantwoordelijk voor het verwerken van uw Persoonsgegevens en treedt op als verwerkingsverantwoordelijke. 

 

3. VERWERKING VAN UW PERSOONSGEGEVENS: WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ EN OP WELKE RECHTSGRONDEN WORDEN DEZE VERWERKT? 

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die door Digitopia worden verwerkt. Hierbij wordt er verduidelijkt op welke rechtsgrond(en) en voor welk doeleinde(n) uw persoonsgegevens worden verwerkt. 

A. Klanten en leveranciers 

In het kader van de contractuele relatie die wij met onze klanten en leveranciers hebben, is het mogelijk dat wij onderstaande persoonsgegevens ontvangen: 

– Naam; 

– E-mailadres; 

– Telefoonnummer; 

– Adres en andere locatiegegevens; 

– [AANVULLEN]. 

 

Wij verwerken bovenstaande persoonsgegevens in het kader van de voorbereiding of uitvoering van de overeenkomst met u als klant en/of leverancier. Indien u niet de nodige persoonsgegevens meedeelt, kunnen wij mogelijks onze diensten niet volledig verstrekken. 

Wij verwerken deze persoonsgegevens in het kader van onze contractuele relatie of de voorbereiding daarvan, dewelke noodzakelijk is om onderstaande zaken te kunnen uitvoeren: 

– Informatie en bijstand verlenen; 

– Beheer van de dagelijkse zaken en activiteiten van Digitopia; 

– Lopende overeenkomsten uitvoeren/afsluiten (waaronder begrepen maar niet beperkt tot de opvolging van bestellingen en leveringen van diensten en producten); 

– Administratieve, boekhoudkundige, technische, juridische verplichtingen opvolgen. 

Daarenboven kan Digitopia in het kader van haar contractuele relatie met u, uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken die eveneens noodzakelijk zijn voor onze dagelijkse activiteiten. 

Uw persoonsgegevens zullen in het kader van uw contractuele relatie of de voorbereiding daarvan, worden meegedeeld aan leveranciers, specifieke dienstverleners (i.e. internetprovider), commerciële partners, boekhouder, jurist, technische mensen, vakman, etc. voor het beheer en aanleveren van diensten en/of producten. Zij bevinden zich allen binnen de Europese Economische Ruimte (hierna “EER”). 

B. Vragen van klanten, leveranciers, klachten en opmerkingen 

Wij bieden u de mogelijkheid om – vragen, bezorgdheden, klachten of opmerkingen via een contactformulier op onze website in te dienen. Als onderdeel van het gebruik van dit formulier, worden onderstaande persoonsgegevens verzameld, bewaard en verwerkt: 

– Naam; 

– E-mailadres; 

– [AANVULLEN]. 

Indien u niet de nodige persoonsgegevens meedeelt om uw vraag te beantwoorden, kunnen wij mogelijks niet op uw contactformulier reageren gelet op het gebrek aan informatie. 

De verwerking van uw persoonsgegevens dient uitsluitend om uw bezorgdheid, klacht of opmerking te behandelen en is gebaseerd op Digitopia’s rechtmatig belang om haar diensten te verbeteren en om een antwoord op uw verzoek te voorzien of, indien gebaseerd op een contractuele relatie, in het kader van de uitvoering van de overeenkomst en onze Diensten. 

Bovendien is het mogelijk dat wij uw persoonsgegevens die wij verkrijgen via het contactformulier op onze website doorsturen naar de partners van Digitopia [$$$] om volledig op uw verzoek te kunnen antwoorden. Zij bevinden zich allen binnen de EER. 

C. Wettelijke verplichtingen van Digitopia 

In het kader van Digitopia’s activiteiten kan het zijn dat zij wettelijk verplicht is om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Bijvoorbeeld moeten wij voldoen aan de wettelijke verplichtingen i.v.m. het voorkomen, opvolgen en bestrijden van criminele gedragingen, misdrijven, fraude en witwas activiteiten; 

Uw persoonsgegevens kunnen in het kader van een wettelijke verplichting worden gedeeld met overheidsinstanties, toezichthoudende autoriteiten en/of gerechtelijke onderzoeksinstanties al dan niet op hun uitdrukkelijk verzoek.

D. Het gerechtvaardigd belang van Digitopia 

In het kader van Digitopia haar activiteiten kan het zijn dat zij een gerechtvaardigd belang heeft om uw persoonsgegevens te verwerken. In dit geval zullen de belangen van zwaarder doorwegen dan uw recht op privacy. Indien er beroep zou worden gedaan op deze verwerkingsgrond zal het gerechtvaardigd belang op voorhand door Digitopia worden gecommuniceerd aan u en waarbij u bijkomende toelichting zal verkrijgen over dit gerechtvaardigd belang. 

 

4. BEWAARTERMIJN 

Uw persoonsgegevens worden door ons bewaard zolang als vereist onder de toepasselijke wetgeving of voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor deze worden verwerkt. 

In het bijzonder zal Digitopia de fiscale en wettelijke bewaartermijnen dienen te respecteren waaronder begrepen maar niet beperkt tot de tienjarige bewaartermijn in het kader van haar contractuele aansprakelijkheid en de zevenjarige bewaartermijn voor boekhoudkundige stukken. Na afloop van deze termijn zal Digitopia uw Persoonsgegevens anonimiseren of verwijderen. 

 

5. DOORGIFTE VAN DE PERSOONSGEGEVENS 

De door ons verzamelde persoonsgegevens worden enkel intern verwerkt en niet doorgegeven aan derde partijen behoudens in het kader van de hierboven omschreven verwerkingsactiviteiten (i.e. externe dienstverleners, boekhouder, advocaat, etc.). Digitopia verwerkt uw persoonsgegevens in België. 

 

6. BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS 

Wij hanteren een aantal technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige of geen gemachtigde toegang of gebruik, alsook tegen accidenteel verlies of schade aan de integriteit van uw persoonsgegevens. 

Deze maatregelen worden ontworpen rekening houdend met de potentiële impact op uw privacy, de hieraan verbonden kosten en in overeenstemming met de gangbare standaarden/normen in de praktijk. 

 

7. UW RECHTEN 

U kan te allen tijde informatie aanvragen over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld, bewaard en verwerkt door Digitopia. U beschikt over een inzagerecht alsook de mogelijkheid een verbetering aan te vragen indien uw persoonsgegevens verkeerd zouden zijn. 

U heeft eveneens het recht om een beperking op de verwerking van uw persoonsgegevens te verzoeken. Daarnaast kan u uw toestemming tot verwerking van uw persoonsgegevens intrekken, indien u deze zou hebben gegeven. 

U kan eveneens bezwaar aantekenen tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor rechtstreekse marketingdoeleinden of tegen het delen van uw persoonsgegevens met een derde partij voor dezelfde doeleinden. Onder bepaalde voorwaarden kan u zich beroepen op het recht op gegevens-overdraagbaarheid. U ontvangt dan uw persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt in een gebruikelijk, gestructureerd formaat en krijgt de keuze om deze persoonsgegevens door te geven aan een derde partij naar keuze. 

U kan ons vereisen uw persoonsgegevens te verwijderen, behoudens in een aantal gevallen zoals wanneer Digitopia verplicht is bij wet de persoonsgegevens te bewaren of om een transactie te bewijzen. 

Bovenstaande rechten kunnen slechts worden uitgeoefend op redelijke wijze en in overeenstemming de beperkingen van het toepasselijk recht.

Indien u niet akkoord gaat met de wijze waarop Digitopia uw persoonsgegevens verwerkt, kan u een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingautoriteit (GBA): 

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 

Tel: +32 (0)2 274 48 00 

Fax: +32 (0)2 274 48 35 

Mail: contact@apd-gba.be 

8. CONTACT 

Digitopia beschikt over een gegevensbeschermingscontactpunt die al uw vragen of verzoeken behandelt gerelateerd aan deze Privacyverklaring of (de verwerking van) uw persoonsgegevens. 

Voor vragen, verzoeken of klachten, of om uw rechten uit te oefenen zoals beschreven in deze Privacyverklaring, kan u contact met ons opnemen via e-mail op info@digitopia.be of per post via Gouwberg 41, 2970 Schilde. 

9. WIJZIGINGEN AAN ONZE PRIVACYVERKLARING 

Onze Privacyverklaring wordt regelmatig bijgewerkt, de gemaakte aanpassingen worden u tijdig meegedeeld. De Privacyverklaring werd laatst geüpdatet op 29.06.2020. 

Klaar om uw project op te starten?

Contacteer ons